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Migliorare i processi aziendali non è mai stato così “facile”!

Quali sono i principali ostacoli che rallentano i processi aziendali? E come superarli? In questo articolo chiariremo i vantaggi che Cliente Facile può procurare ad ogni area della tua impresa, anche tramite esempi concreti.
Luna di Settembre è un affermato emporio di vini, ha un’e-commerce e un crescente numero di clienti anche all’estero. L’enoteca ha investito molto nel prodotto e nel marketing, ma, oltre ai ricavi, si stanno impennando pure i costi di gestione. I contatti acquisiti alle fiere del settore si trasformano sempre meno in clienti: i lead vengono annotati su file di Excel e i calendari dei venditori non sono visibili dal titolare, con il risultato che si rendono necessarie frequenti riunioni per pianificare qualsiasi attività. Inoltre il reparto marketing vorrebbe continuare a inviare delle newsletter, ma scopre che le anagrafiche dei clienti sono poco aggiornate, troppo scarne o, al contrario, ridondanti. Anche i tempi di consegna si allungano, perché il gestionale si limita a monitorare il flusso di merci in entrata e in uscita, senza interfacciarsi con il sistema informatico che registra gli ordini. Di conseguenza l’ufficio clienti e il magazzino si scambiano freneticamente delle email per sapere quando rimpinguare le scorte. Arrivano i primi reclami, l’azienda li assegna in contemporanea ai consulenti commerciali e al customer care, che talvolta forniscono risposte diverse. Per non parlare dei disguidi sull’e-commerce: l’enoteca si confronta/scontra con i tecnici esterni, senza sapere lo stato della segnalazione. I clienti iniziano a spazientirsi…

 

Che cosa non va? Dopo attente valutazioni, la direzione di Luna di Settembre individua le seguenti criticità:

  • assenza di una visione completa dei processi aziendali,
  • mancata condivisione delle informazioni (nessuno sa bene chi fa che cosa…),
  • troppe attività ripetitive,
  • insufficiente integrazione tra le piattaforme informatiche,
  • nessuna riorganizzazione interna a fronte di un fatturato in crescita.

E’ venuto il momento di abbracciare una nuova filosofia aziendale, un metodo di lavoro più snello. L’enoteca adotta Cliente Facile. Non è ancora arrivata la nuova vendemmia e già fruttano i primi benefici. Vediamone alcuni, area per area.

 

Area vendite
Come ogni anno al Vinitaly, il Salone Internazionale del Vino, molti restano deliziati dalle specialità di Luna di Settembre. Ma stavolta è diverso: gli account raccolgono i primi ordini e registrano i lead direttamente su Cliente Facile via tablet o smartphone. Bastano pochi click per creare la scheda dei nuovi contatti e popolarla con i dati salienti: prodotti d’interesse, profilo LinkedIn, azienda di riferimento e così via. Un famoso ristorante si mostra interessato a una fornitura annuale. L’opportunità è ghiotta e va colta al volo. Gli account concordano un appuntamento con lo chef e il sommelier, si collegano a Cliente Facile dall’iPad e registrano la data dell’incontro sul calendario. Il programma invia una notifica al titolare e ai responsabili e aggiorna in automatico i rispettivi calendari.
Il lead è stato acquisito senza agenda, né telefonate o bisogno di sedersi al computer. Ora non resta che approntare la trattativa. E qui entra in azione l’ufficio marketing.

 

Area marketing
Grazie a Cliente Facile gli addetti di questo reparto ottimizzano le varie attività volte a trasformare i lead in clienti. In particolare:

  • profilano i contatti;
  • impostano le tappe del progetto;
  • attribuiscono i compiti a utenti o gruppi di utenti (task management);
  • condividono i calendari tra dirigenti e collaboratori;
  • registrano lo storico delle comunicazioni con i lead e il relativo esito;
  • formulano i preventivi;
  • calcolano il rapporto tra i costi e i risultati delle campagne promozionali;
  • scelgono il mezzo di comunicazione più adatto ai destinatari.

A tale proposito l’ufficio marketing può inviare le newsletter. Con Cliente Facile basta scegliere il layout dei messaggi, il bacino d’utenza (regione, Italia, estero, ecc.) e le preferenze di consumo (vini bianchi, rossi, ecc.). Per inviare un messaggio ancora più mirato è possibile selezionare altri parametri, come la propensione alla spesa o il tempo intercorrente dall’ultimo acquisto (funzione utile per riprendere i contatti con i vecchi clienti). L’invio delle newsletter è così “facile” che possono farlo anche lo stagista o la segretaria!
Mano a mano che la trattativa prosegue, le schede dei contatti riportano le comunicazioni, le note e le attività svolte dagli account e dal resto dello staff. Inoltre in qualsiasi momento ogni collaboratore può consultare una sintesi dei dati strategici dei singoli clienti e dei lead tramite un pannello di controllo, denominato cruscotto o dashboard, che raggruppa le informazioni sotto forma di diagrammi di immediata comprensione. In tal modo tutta l’azienda viene coinvolta nel processo di vendita e sarà più motivata a soddisfare il cliente.

 

Area produzione, contabilità e logistica
Luna di Settembre ha firmato il contratto, è il momento di organizzare la fornitura al ristorante.
Non ci sono abbastanza confezioni per spedire le bottiglie? Nessun problema, Cliente Facile invia un avviso al reparto competente.
L’ufficio contabilità potrà tenere traccia dei pagamenti del ristorante e, in base al quantitativo di merce richiesta, chiedere al magazzino di rimpinguare lo stock.

 

Area customer care
“Conosci il tuo cliente” è il nuovo imperativo del marketing, ne abbiamo parlato in questo post.

 

Corsi e formazione all’uso del CRM
Per essere immediatamente operativo, ClienteFacile viene configurato sulla vostra realtà aziendale.
In seguito all’analisi e alla configurazione, il nostro team di esperti vi propone specifici programmi di formazione, a partire dall’utilizzo avanzato della piattaforma, fino a interventi dedicati che prevedono supporto e coaching delle risorse umane coinvolte nei processi di marketing. Scopri il calendario dei corsi cliccando qui.

 

Anche le aziende più efficienti migliorano costantemente i processi aziendali: Toyota docet.

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